Hoe kun je een succesvolle hybride, simultane, bijeenkomst organiseren?

Bij een ‘hybride’ oftewel ‘simultane’ bijeenkomst neemt een deel van de deelnemers fysiek deel, terwijl een ander deel online participeert. We zullen dit soort sessies de komende jaren steeds vaker tegen komen, zowel binnen het onderwijs als in werksituaties. Bob Frisch en Cary Greene hebben in de Harvard Business Review op een rij gezet waaraan je moet denken om dergelijke sessies met succes te organiseren.

Tijdens de Coronapandemie zijn we meer gewend geraakt aan het op afstand overleggen en leren. Op een gegeven moment mochten lerenden en werknemers weer meer op locatie leren en werken. In verband met de ‘anderhalve meter’-maatregel konden lerenden en werknemers niet allemaal tegelijkertijd op locatie zijn. Organisaties zijn toen ‘hybride’ oftewel ‘simultane’ sessies gaan organiseren. Ik verwacht dat dergelijke sessies ook op langere termijn plaats zullen vinden:

  • De ‘anderhalve meter’-maatregel maatregel zal nog een tijd gehandhaafd blijven.
  • Organisaties zullen hun CO2-uitstoot moeten beperken en daarom het aantal reiskilometers moeten beperken.
  • Deelnemers zullen minder bereid zijn om voor bepaalde bijeenkomsten te reizen. Zij kunnen verschillende werkzaamheden en werk en privé beter combineren als zij thuis werken, en/of minder hoeven te reizen. Bijvoorbeeld: als een organisatie locaties in Maastricht en Heerlen heeft, dan zijn werknemers voor een voortgangsoverleg van een uur met de auto al snel ook een uur reistijd kwijt. Die tijd kun je beter anders besteden.
  • Je bent beter in staat om sessies te plannen als een deel van de deelnemers geen tijd kwijt is aan reizen. Een werknemer kan zich bijvoorbeeld wel een uur vrij maken om te overleggen, maar geen twee uur als hij/zij ook nog moet reizen.

Het organiseren van deze bijeenkomsten vraagt echter de nodige aandacht. Het is lastiger om online deelnemers bij de sessie te betrekken omdat je hen niet ziet. Online deelnemers ervaren al snel een psychologische en communicatieve afstand en zijn waarschijnlijk sneller afgeleid. Online deelnemers zien reacties van anderen minder goed, en kunnen ‘fysieke deelnemers’ ook vaak lastiger horen.

Bob Frisch en Cary Greene hebben daarom acht praktijkvoorbeelden verzameld om ‘hybride’ oftewel ‘simultane’ vergaderingen effectiever te maken. De voorbeelden zijn m.i. ook van toepassing voor onderwijsbijeenkomsten waarbij een deel van de lerenden online participeert:

a. Zorg voor goed geluid

We proberen er vaak voor te zorgen dat deelnemers elkaar goed kunnen zien. Goed geluid is echter belangrijker. Zorg voor voldoende microfoons van hoge kwaliteit. Gebruik desnoods een handmicrofoon die aan sprekers wordt doorgegeven.

b. Maak gebruik van specifieke technologie

Er komen steeds meer technologische oplossingen op de markt voor het mogelijk maken van dit type sessies. Mijn opmerking: voorkom daarbij wel dat je afhankelijk wordt van één specifieke applicaties, zoals MS Teams.

c. Bekijk het beeld vanuit het perspectief van de deelnemer op afstand

Denk na over de vraag: wat moeten deelnemers op afstand zien om volledig betrokken te zijn? Ze moeten in staat zijn om de gezichten van de deelnemers in de vergaderruimte te zien, gedeelde presentaties, fysieke documenten die worden uitgedeeld, whiteboards of flip-overs, enz. De auteurs zijn er geen voorstander van om deelnemers op locatie te vragen ook deel te nemen via hun laptop. Dan had de sessie net zo goed volledig online plaats kunnen vinden. Als je niet beschikt over specifieke technologie voor hybride, simultane, sessies, dan kun je bijvoorbeeld ook meerdere webcams gebruiken om deelnemers, een flip-over en het hoofdscherm met de presentatie zichtbaar te maken. Een dergelijke opstelling biedt online deelnemers volgens Frisch en Green eerder het gevoel integraal onderdeel te zijn van de sessie, in plaats van toeschouwers op afstand.

d. Zorg dat deelnemers op afstand op ware grootte in beeld zijn

Je geeft deelnemers op afstand een gelijke status door hen meer aanwezig te laten zijn in de ruimte. Plaats daarom naast het hoofdscherm in het midden twee extra grote monitoren – één aan elke kant van de ruimte – waarop de deelnemers op afstand tijdens de vergadering op ware grootte te zien zijn.

e. Test de technologie van tevoren

Test voorafgaand aan een belangrijke vergadering de audiovisuele set-up, zowel in de zaal als voor de deelnemers op afstand. Plan eventueel een korte sessie om online deelnemers vertrouwd te maken met de technologie en opzet.

f. Ontwerp vergaderingen voor alle deelnemers

Bekijk elke activiteit of oefening met speciale aandacht voor de manier waarop deelnemers op afstand zullen deelnemen. Bedenk welke hulpmiddelen en technieken kunnen worden gebruikt om interactie met de aanwezigen in de zaal te maximaliseren. Gebruik apps zoals Mentimeter om peilingen te houden, of leg notities vast op een online whiteboard. Meng de deelnemers in break-out ruimtes om de gelijke status van de online deelnemers te accentueren.

g. Zorg voor een sterke facilitering

Een hybride vergadering in goede banen leiden is moeilijker dan wanneer de hele groep fysiek aanwezig of volledig online is. Wijs één persoon -een medewerker of een deelnemer – aan die het gesprek leidt en de voortgang bewaakt. Voorkom dat deelnemers op afstand onvoldoende aandacht krijgen. Een facilitator moet de deelnemers op afstand erbij betrekken en ervoor zorgen dat hun stem wordt gehoord, niet onderbroken of overstemd.

h. Geef elke deelnemer op afstand een aanspreekpunt in de ruimte

Deelnemers op afstand kunnen tijdens sessies te maken hebben met bijvoorbeeld technische problemen. Zij moeten dan terug kunnen vallen op iemand die op locatie, in de sessie, aanwezig is. Zij moeten deze persoon bijvoorbeeld via telefoon of chat kunnen bereiken en vragen stellen. Een dergelijk persoonlijk aanspreekpunt doorbreekt het isolement van online deelnemers. Het aanspreekpunt kan een spreker bijvoorbeeld vragen harder te praten als de spreker lastig te verstaan is voor online deelnemers.

Het organiseren van hybride, simultane, sessies is niet eenvoudig. Deze praktijkvoorbeelden zijn op zich behulpzaam. Voorop staat echter dat je goed moet nadenken waarom je kiest voor een dergelijke sessie:

  • Bepaalde sessies lenen zich hier eerder voor dan anderen. Als je een groot beroep doet op de cognitieve belasting van deelnemers dan kun je hen m.i. het beste echt gelijk behandelen. Bij het bespreken van onderwerpen, waarbij emoties hoog op kunnen lopen, kun je m.i. het beste kiezen voor face-to-face sessies. Met name veel overlegsituaties lenen zich wel goed voor deze aanpak.
  • Kijk naar je doelgroep. Hoe lastig is het voor hen om met z’n allen fysiek bij elkaar te komen? Voor lerenden is reizen helemaal niet zo’n drempel. Er zijn genoeg werknemers die niet tussen locaties hoeven te reizen. En er zijn deelnemers die heel snel zijn afgeleid als zij online deelnemen.
  • Kijk naar alternatieven. Je kunt in plaats van ‘simultaan’ onderwijs ook ‘blended learning’ toepassen waarbij je kiest voor asynchroon online leren en fysieke bijeenkomsten waarbij steeds de helft van de deelnemers aanwezig is. Dat vraagt inderdaad om een investering. Maar dat geldt ook voor ‘simultaan onderwijs’.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.

Delen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

* Checkbox GDPR is verplicht

*

Ik ga akkoord