Toenemende digitalisering leidt tot grotere belasting werknemers: wat te doen?

De Coronacrisis heeft bijgedragen aan verdere digitalisering van ons werk. Onderzoek door McKinsey laat zien dat arbeidsorganisaties de afgelopen maanden net zo veel nieuwe technologie hebben geadopteerd als in diverse jaren daarvoor. Volgens Ryan O’Hara kan deze ‘stortvloed’ aan nieuwe tools ook leiden tot een chaotische toestand voor werknemers. Hoe kun je dat vermijden? En gaan de aanbevelingen ook op voor leertechnologie?

applicationsO’Hara wijst daarbij op onderzoek van de Cornell University waaruit blijkt dat arbeidsorganisaties nieuwe technologieën sneller uitrollen dan werknemers in staat zijn deze tools te leren gebruiken. Het regelmatig wisselen tussen tools vraagt nogal wat van de gebruiker. Werknemers zijn ook veel tijd kwijt met het schakelen tussen verschillende tools om hun werk te kunnen doen.

Volgens O’Hara kunnen arbeidsorganisaties dit verschijnsel op drie manieren hanteerbaar maken:

  1. Ontwerp technologie als één geheel, als één ‘stack’. Waak ervoor dat je individuele applicaties binnen een vacuüm plaatst. Denk na over hoe elke nieuwe tool past binnen een technologierijke workflow. Denk dus in termen als een samenhangend geheel van met elkaar geïntegreerde applicaties, en niet in termen van losse apps. Voorkom ook dat werknemers te veel handelingen extra moeten uitvoeren. Elke nieuwe technologie moet soepel en, idealiter, automatisch samenwerken met alle andere tools. Het moet de eindgebruiker weinig tot geen extra moeite kosten, processen vereenvoudigen en de tijd die een werknemer nodig heeft om een taak uit te voeren, verkorten.
  2. Probeer nieuwe technologie eerst met een beperkte groep werknemers uit voordat je deze uitrolt richting het voltallige personeel. Bevraag werknemers naar hun eerste indrukken over het al dan niet nuttig zijn ervan. Gebruik tests om de ervaring van werknemers (employee experience) te verbeteren.
  3. Ontwerp (of beter: implementeer) tools voor werknemers die over een breed scala aan technische kennis beschikken. Degenen die betrokken worden bij de aanschaf van nieuwe technologie, zijn over het algemeen technisch bekwaam. Zij zijn geen goede graadmeter voor het gemak waarmee een nieuwe tool gebruikt kan worden. Informeer ook naar het digitale vaardigheidsniveau dat vereist is om de tool te gebruiken. Investeer ook in de digitale geletterdheid van werknemers.

Ryan O’Hara richt zich in deze bijdrage op arbeidsorganisaties in het algemeen. De boodschap en aanbevelingen zijn m.i. ook relevant voor leertechnologie en de wereld van leren, opleiden en onderwijs.

Onderwijsinstellingen, opleidingsinstituten en L&D afdelingen zijn in toenemende mate leertechnologie gaan toepassen. Ik denk daarbij onder meer aan applicaties voor synchroon online leren en online video. De laatste jaren wordt daarbij wel met name gedacht in termen van een digitale leeromgeving als een samenhangend geheel van applicaties die met elkaar geïntegreerd zijn. Toch verloopt de aanschaf en invoering van nieuwe leertechnologie niet altijd op een doordachte en weloverwogen manier.

Het is m.i. van groot belang om een gestroomlijnd proces van selectie en ingebruikname van nieuwe technologie toe te passen, zonder dat sprake is van een stroperige bureaucratie. Goed nadenken over de toegevoegde waarde van nieuwe technologie ten opzichte van wat je al hebt, inbedden binnen je ecosysteem, afscheid durven nemen van bestaande tools en ook ‘nee’ durven zeggen. Het hoort er allemaal bij.

Wat betreft het uitproberen van nieuwe technologie: vaak kun je daar inderdaad de gelegenheid voor nemen. Echter, met name bij het vervangen van leertechnologie zijn er vaak goede redenen om toch te kiezen voor een ‘big bang’-implementatie en niet voor de weg van een geleidelijke invoering. Het naast elkaar gebruiken van, bijvoorbeeld, verschillende leermanagementsystemen is immers bepaald geen ‘feestje’. Een uitgebreide test voorafgaand aan de aanschaf, en de gelegenheid om zaken in een digitale zandbak uit te proberen, zijn wel van belang.

Tenslotte zul je een brede groep medewerkers moeten betrekken bij een gebruikerstest. Deze medewerkers moeten wel de gelegenheid hebben om deel te nemen aan die test.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.

Delen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

* Checkbox GDPR is verplicht

*

Ik ga akkoord