Waarom medewerkers vaak geen teamcommunicatietools gebruiken

Yammer, Link, Slack. We beschikken over veel mogelijkheden om de samenwerking en interactie tussen medewerkers te faciliteren, en op die manier bijvoorbeeld ook werkplek leren te ondersteunen met technologie. Toch blijven deze prachtige mogelijkheden vaak onbenut. Waarom?

FranzDeze vraag staat centraal in het CIO-artikel Waarom jouw collega’s geen Slack willen gebruiken van Paul Rubens (voor zover ik weet geen familie van mij). De auteur stelt dat tal van bedrijven zich werpen op de markt voor teamcommunicatiesoftware. Veel arbeidsorganisaties zijn aan de slag met de implementatie ervan, of zijn dit van plan. Medewerkers lopen echter maar zelden maar zelden ‘warm’ voor deze toepassingen.

Paul Rubens noteert de volgende redenen:

  • Er is geen urgente reden om deze tools te gebruiken. Je kunt je werk ook zonder applicaties a la Slack uitvoeren. Ze oefenen geen aantrekkingskracht uit op medewerkers. Wat is de waarde voor hen?
  • De gebruikersinterfaces van deze tools vormen vaak een groot obstakel, terwijl het uiterlijk van applicaties het gebruik juist kan bevorderen. Werknemers kiezen echter liever voor email, WhatsApp of Twitter (consumentensoftware met een eenvoudige voorkant). Daarom zou Workplace van Facebook wel eens meer succes kunnen hebben. Gebruikers kennen dikwijls de interface.
  • Gebruikers willen eenvoudige dingen doen, maar worden geconfronteerd met applicaties met veel functionaliteiten.
  • Tools als Slack of Hipchat worden ook verkeerd gebruikt, waardoor werknemers weer worden overladen met tal van meldingen en berichten (die ze bovendien makkelijk kunnen negeren). Of waardoor de applicatie wordt gebruikt voor zaken waarvoor deze eigenlijk niet bedoeld is (en niet goed in is).

Paul Rubens meent dat je je vooral moet afvragen waarom werknemers een online samenwerkingstool nodig hebben? Ben je in staat die vraag te beantwoorden?

Ook denkt hij dat professionalisering en ondersteuning in het gebruik kunnen helpen (bijvoorbeeld als het gaat om het filteren). Worden medewerkers wel voldoende voorbereid op deze manier van werken? De vraag is ook of je niet vaker tevreden moet zijn met het faciliteren van kleinere vormen van samenwerking.

Op langere termijn zou kunstmatige intelligentie deze communicatie- en collaboratietools slimmer kunnen maken, en kunnen helpen bij het filteren van berichten (op basis van interesses; hetgeen ook risicovol is omdat veel interessante en relevante berichten vaak buiten je interessegebied vallen).

Ik herken veel van deze argumentatie. Ik merk ook dat medewerkers niet alleen bang zijn overdonderd te worden met informatie, maar ook met applicaties. Men gebruikt vaak liever één applicatie (email) minder efficiënt voor tal van doelen (informeel gebabbel, informele berichten, samenwerken aan documenten, enzovoorts), dan verschillende toepassingen op een meer efficiënte manier voor specifieke doelen en taken. Organisaties maken ook vaak geen duidelijke keuzes ten aanzien van welke applicaties voor welk doel gebruikt worden, en bevorderen het gebruik vaak onvoldoende. Dit alles bevordert eveneens het gevoel van urgentie niet.

Een bij mijn bijna-naamgenoot onderbelicht argument, is autonomie. Email is een gepasseerd station. Het opgelegd gebruik daarvan is breed geaccepteerd. Maar verder willen medewerkers graag zelf kiezen waarmee en op welke manier men wil communiceren. En dan komt men uit bij WhatsApp, Facebook of Twitter. Doordat men onvoldoende meerwaarde in nieuwe online samenwerkingstools ziet, ten opzichte van deze zelf uitgekozen tools, ontstaat de behoefte niet.

Verder gaan applicaties voor teamcommunicatie vaak uit van asynchroon communiceren. Dat is echter een vrij arbeidsintensieve manier van communiceren. Met name als het gaat om het delen van impliciete kennis, zou het meer voor de hand liggen om online samenwerkingstools toe te passen die synchroon communiceren mogelijk maken.

Als het gaat om de gebruikersinterface kan een applicatie zoals Franz kan wat mij betreft bevorderend werken. Binnen die toepassing kun je diverse communicatietools integreren (privé en zakelijk) waardoor de drempel om ook teamcommunicatiesoftware te gebruiken, lager wordt.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.

Tags: , ,

Abonneer via email

Volg

Subscribe via RSS
mei 2019
M D W D V Z Z
« apr    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Archief

Categorieën

Top

%d bloggers liken dit: