Geleerde lessen ten aanzien van succesvolle online conferenties

Een aantal medewerkers van de American International Recruitment Council formuleert in Tips for Running a Successful Virtual Conference twaalf geleerde lessen ten aanzien van het organiseren en faciliteren van een online conferentie. Zijn deze geleerde lessen ook relevant voor webinars en virtuele klas-sessies? Oordeel zelf.

  1. Geef prioriteit aan de inhoud. Het genereren van betrokkenheid en het bevorderen van verbondenheid zijn belangrijk. Actuele en kwalitatief hoogstaande inhouden en analyses moeten echter voorop staan. Daar komen mensen voor. Bij virtuele klas-sessies en webinars gaat het m.i. overigens ook om het toepassen van effectieve leerstrategieën.
  2. Leg de lat hoog als het gaat om de sprekers. Dankzij het online karakter ben je ook beter instaat om sprekers te werven die normaliter niet deel kunnen nemen (in verband met reis- en verblijfskosten of de onmogelijkheid om zich een dag vrij te maken). Dit geldt bijvoorbeeld ook voor gastdocenten.
  3. Probeer niet het tijdschema van een fysieke conferentie na te bootsen. Je hebt meer mogelijkheden. Je kunt een driedaags event nu bijvoorbeeld over twee weken uitsmeren. Houd daarbij rekening met verschillende tijdzones. Deelnemers kunnen ook veel meer sessies bijwonen. Ze hoeven niet altijd te kiezen tussen parallelsessies. Mijn ervaring is wel dat het belastend is om deze sessies af te wisselen met dagelijks werk. Ook verlies je focus.
  4. Probeer de sfeer van een fysieke conferentiesessie na te bootsen. Onder meer door ruimte te bieden voor informele ontmoetingen. Ruimte voor niet-taakgebonden interactie is ook belangrijk bij virtuele klas-sessies. Blijf bijvoorbeeld langer ‘hangen’ na afloop van een sessie.
  5. Schrijf teams van organisaties en instellingen in. Dankzij het online karakter is het beter mogelijk om mensen van dezelfde organisatie te laten deelnemen. Zij kunnen achteraf en tussendoor ook intern informatie uitwisselen en samen leren.
  6. Wees erop voorbereid dat deelnemers zich op het laatste moment inschrijven. Stel mensen in staat om zich voor hetzelfde tarief in te schrijven als degenen die zich vroeg hebben ingeschreven. Dit vergt wel wat van de organisatie. Bij webinars en virtuele klas-sessies beslissen deelnemers ook vaak op het laatste moment om deel te nemen, of juist niet.
  7. Maak gebruik van een zeer eenvoudig te gebruiken platform. Je krijgt anders heel veel vragen over het gebruik. Ook haken mensen anders voortijdig af.
  8. Neem sessies en presentaties op en maak de opnames binnen 24 uur beschikbaar. Slechts 25% van de deelnemers neemt live deel aan sessies. Opnames worden volgens de auteurs massaal bekeken. Je kunt opnames ook achteraf tegen een gereduceerd tarief beschikbaar maken. Ik vraag me hierbij af of dit niet typisch een fenomeen is van online conferenties. Worden opnames van een virtuele klas-sessie of webinar achteraf ook vaak bekeken?
  9. Creëer een gemeenschapsgevoel. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van profielen, eenvoudige communicatie via chat en berichten, het gebruik van “sociale hubs”, deelname aan een quiz of virtuele koffiemomenten. Gebruik ook een warme, collegiale toon of applausgeluiden. Voor het creëren van een gemeenschapsgevoel heb je m.i. wel een langere tijd nodig. Bij eenmalige sessies is dat lastig.
  10. Geef sponsors zoveel mogelijk zichtbaarheid. Laat hen bijvoorbeeld tijdens koffiemomenten producten demonstreren.
  11. Maak een dagelijkse nieuwsbrief. De nieuwsbrief bevat een samenvatting van de actuele thema’s van de dag die de meeste belangstelling en discussie hebben gegenereerd, en geeft ook een overzicht van de onderwerpen voor de sessies van de volgende dag. Je kunt er het thema van de conferentie mee onder de aandacht brengen.
  12. Laat medewerkers van de conferentie via verschillende media communiceren. Je beschikt daardoor ook altijd over een Plan B als technisch iets mis gaat.

This content is published under the Attribution 3.0 Unported license.

Delen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

* Checkbox GDPR is verplicht

*

Ik ga akkoord